Электронный документооборот постепенно завоевывает деловой мир, но принтер по-прежнему занимает почетное место в любом рабочем кабинете. Поэтому принтер для офиса обычно выбирается долго и тщательно. Ведь модель, идеально подходящая для большого коллектива, существенно отличается по функционалу и цене от той, что предназначена для малого офиса. Чтобы упростить поиски оптимального варианта, перед покупкой стоит обратить внимание на несколько существенных характеристик.
Хотя бы приблизительно оцените, сколько страниц в месяц будет печатать устройство. Обычно производитель указывает рекомендованную нагрузку и не советует превышать ее, чтобы не привести аппарат к преждевременному износу или поломке.
Чтобы решить, какой принтер подойдет для задач вашего офиса, определите их перечень. Так, цветные лазерные принтеры Xerox® позволяют получать яркие и насыщенные изображения, четкие и информативные тексты и графики. В этих аппаратах используются 4 независимых картриджа, причем черный, как правило, имеет повышенный ресурс. Это значит, что при умеренной загрузке принтера вам не придется часто менять расходники. И все же, монохромные модели обойдутся ощутимо экономичнее, как при покупке, так и в эксплуатации.
С потоком стандартных документов формата А4 справится любой аппарат. Для больших таблиц, графиков, схем, чертежей и других изображений стоит поискать модель с возможностью печати на бумаге формата А3.
Это существенный фактор, о котором, как ни странно, вспоминают в последнюю очередь. Но если документы в компании печатают часто и большими объемами (например, бухгалтерия или юридическая служба), то эффективность работы определяется скоростью принтера. Ни специалисты, ни бизнес-процессы не должны простаивать в ожидании отпечатанных страниц.
От типа принтера (электрографический или струйный) зависят такие важные параметры, как габариты устройства, уровень шума, качество изображения, экономичность, экологичность, диапазон настроек печати и многие другие. Электрографическую технологию печати используют лазерные и светодиодные модели. Лучшими принтерами для небольшого офиса, в котором преимущественно печатают текстовые файлы и несложную графику, являются именно эти монохромные аппараты. Даже в ограниченном помещении такой аппарат не занимает много места и не мешает шумом тем, кто работает за соседним столом.
Это важный показатель, на который стоит обратить внимание, если на принтере планируется чаще печатать цветные изображения в высоком разрешении или многостраничные тексты. В некоторых моделях предусматривается либо изначально большой объем оперативной памяти, либо возможность увеличить ее, если такая необходимость возникнет со временем.
Хорошая модель для небольшого офиса должна быть простой в подключении. Иначе вам придется вызывать сервисную службу уже в первый день после покупки. Для персональной работы можно ограничиться устройством с соединением через USB-порт. Если рабочие компьютеры объединены во внутреннюю сеть, то подойдут принтеры с подключением Ethernet. Для больших офисов стоит присмотреться к современным устройствам с модулем Wi-Fi. Однако его наличие не гарантирует печать с мобильных устройств. Для печати со смартфонов требуется поддержка протоколов Apple AirPrint и Mopria, в зависимости от установленной операционной системы.
В зависимости от задач, которые предстоит решать принтеру в вашем офисе, следует выбирать необходимое качество изображения. Для текстов, таблиц и изображений без полутонов отлично подойдут устройства с разрешением 600х600 dpi. Нет нужды переплачивать за разницу в качестве, которую вы не сможете различить на глаз. Хотя изображения с разрешением до 1200x1200 dpi способны печатать и вполне бюджетные модели принтеров Xerox®.
Эта функция может сделать работу более удобной. Она заметно увеличивает скорость вывода многостраничных документов, сокращает затраты на бумагу и расход рабочего времени сотрудников.
Разнообразие типов определяется как различием в форматах носителей, так и в их составе и плотности. Возможность некоторых принтеров Xerox® печатать изображения не только на стандартной офисной бумаге, но и на конвертах, этикетках, архивных карточках, очень тонких или плотных листах, мелованной или вторично переработанной бумаге может оказаться для вас полезной.
Удаленный доступ, объем бумаги и другие разнообразные ее настройки, печать из мобильных приложений, интегрированность с Google Drive, Microsoft OneDrive и Dropbox, совместимость с разными операционными системами... Заранее подумайте, какие из множества предлагаемых опций будут полезны офисным сотрудникам, что сможет облегчить и ускорить их работу, сделать ее более эффективной.
Внезапно вышедший из строя принтер способен сорвать сроки обязательств, существенно усложнить или вообще парализовать работу всего офиса. Вот почему, покупая принтер для офиса, лучше выбрать известного производителя с широкой сетью сервисных центров, которые качественно и в срок проводят гарантийный ремонт или профилактические работы. Компания Xerox® полностью соответствует этим требованиям.
Решая, какой принтер из богатого разнообразия продукции Xerox® выбрать для вашего офиса, ориентируйтесь, прежде всего, на особенности своего бизнеса и потребности ваших коллег и сотрудников. Тогда безупречная работа и отличное качество печати новой офисной техники в полной мере оправдают вложенные в нее средства.
