Даже самые мелкие предприятия начинают осознавать – вопрос безопасности документов имеет значение.
Но в то время, как большинство историй о нарушениях безопасности сфокусированы на секретных правительственных атаках и злобных кибер-злодеях, наиболее распространенные угрозы гораздо менее захватывающие.
На практике есть несколько досадно простых способов потерять важные файлы при использовании не того типа печатающего устройства:
1. Например, оставить их в выходном лотке МФУ
Вы знаете, что стопка документов лежит на вашем принтере? Это расточительно. Но также это угроза. В этой куче документов может быть чья-то зарплатная ведомость, данные ваших клиентов или финансовые планы и планы развития вашей компании.
Если вы не хотите, чтобы эти вещи просто валялись повсюду, убедитесь, что ваш принтер достаточно умен, чтобы аутентифицировать пользователей, прежде чем распечатывать их документы.
Ищете принтер поумнее? Вы должны попробовать цветной принтер Xerox® Versalink® C400.
2. Или отправить файлы без защиты паролем
Вам нужно просканировать файл и отправить его вашему коллеге Денису. Вы торопитесь. Итак, вы очень быстро сканируете документ и отправляете его Денису – но не тому Денису. Упс.
Найдите принтер, который поможет защитить данные паролем.
Когда кому-то нужно просканировать документ и затем сохранить его в облаке, им обычно нужно сначала сохранить отсканированный файл где-то локально.
Это может быть их рабочий стол или какая-то локальная папка. Но если они забудут удалить этот файл после копирования его на общий Dropbox, Google Drive или куда-то еще, у вас возникнет проблема.
Убедитесь, что у вас есть принтер, достаточно умный, чтобы автоматически сохранять файлы ваших пользователей в облаке. И они не оставят конфиденциальные файлы в небезопасном месте.
4. Просить кого-то печатать за вас
Иногда удаленным сотрудникам нужно что-то напечатать, до их визита в офис. Обычно кто-то другой должен распечатать файл для них.
Но если они сохранят этот конфиденциальный файл в небезопасном месте, у вас могут возникнуть проблемы.
Если ваш принтер поддерживает печать с мобильных устройств, то вашим удаленным сотрудникам не нужно будет привлекать кого-то другого, чтобы распечатать их файлы. И это перестанет быть проблемой.
5. Оставлять данные на жестком диске принтера
Вы, наверное, не считаете свой принтер компьютером. Но у большинства современных печатающих устройств есть жесткие диски, и они играют основную роль в передаче информации внутри вашей компании.
Убедитесь, что ваш принтер автоматически перезаписывает данные на своём жестком диске. И, что более важно, убедитесь, что диск принтера надежно зашифрован.
Ни один бизнес не хочет потерять важную для себя информацию. И, тем более, вы действительно не хотите потерять эту информацию из-за простой, вполне предотвратимой ошибки.
Избегайте их, применяя более интеллектуальные печатающие устройства, такие, которые обладают всеми необходимыми возможностями для обеспечения безопасности потока информации.
И вся эта интеллектуальность поможет вашим пользователям работать эффективнее.
Постройте правильную безопасность с технологией Xerox® ConnectKey®
Информационная безопасность является приоритетом для бизнеса любого размера. Вот почему так много компаний полагаются на технологию Xerox ConnectKey, чтобы защитить себя. Именно поэтому Xerox Versalink C405 – самый умный принтер, который вы можете найти. Свяжитесь со своим поставщиком ИТ-услуг, чтобы узнать, как это приобретение может повысить вашу производительность, мобильность и безопасность.
