Автор: Карл Франзен
Многие работодатели вынуждены были неожиданно изменить свой подход к бизнесу, теперь большинство сотрудников работают на дому, что создает новые и непредвиденные проблемы. Для менеджеров, управляющих командой, неожиданно переходящей из офисной среды в удаленную, главный вопрос заключается в том, как поддерживать сплоченность, производительность и моральный дух коллектива максимально высоко, при том что команда рассредоточена вне пределов своего обычного рабочего места? Каждая группа находится в уникальном положении, однако, по мнению экспертов, в данном случае речь идет о передовом опыте, позволяющем владельцам и руководителям оказывать помощь своим рабочим группам в адаптации.
Обеспечьте полноценность ИТ-инфраструктуры
Технологии, безусловно, являются основой в организации Вашего рабочего пространства, и это не менее верно сейчас, когда Ваша команда работает дистанционно. Руководители обязаны оценить, какой ИТ-сервис необходим для выполнения работы сотрудниками, убедиться, что он у них есть, и убедиться, что он будет безопасным.
Хорошим первым шагом для менеджеров является опрос сотрудников – по телефону, электронной почте или онлайн-опрос (например, с помощью бесплатных форм Google), чтобы узнать, что у них есть и чего им не хватает. Некоторые базовые элементы включают в себя портативные/настольные компьютеры, программное обеспечение и достаточно быстрое подключение к Интернету для поддержки аудио- и видеозвонков.
И помните, что технические потребности не будут решены сразу. «Потребности в технологиях накапливаются волнами», – говорит Дэниел Макгинн, исполнительный редактор Harvard Business Review и соведущий подкаста Dear HBR. «Как только Вы всех подключите и начнете общаться с помощью Slack или других схожих инструментов, Вы можете начать определять, что еще им нужно», будь то новые устройства, такие как ноутбуки и принтеры.
И старайтесь избегать тенденции к решению технических неполадок силами непосредственно Вашего рабочего коллектива. Как менеджер, это та область, где Вы можете и должны взять на себя инициативу. Если Вашим удаленным сотрудникам нужны новые ноутбуки и принтеры с доставкой домой, или круглосуточная ИТ-поддержка, Xerox недавно запустил пакет Remote Worker для оказания такой помощи.
Как Вы обращаетесь с такими вещами, как физическая почта?
Одна вещь, которую руководители, перемещая свои группы из офисов на удаленные рабочие места, часто упускают из виду: что происходит с почтой организации, от чеков и счетов до контрактов и юридических документов? Если все работают из дома, кто будет собирать, перевозить и обрабатывать её? Это особенно справедливо в отношении организаций, которые обрабатывают счета-фактуры, претензии, почтовые заказы и другие товары, регулярно отправляемые по «медленной почте». «Мы видим все больше и больше организаций, обращающихся за помощью в обработке почты», - говорит Дэйв Несбитт, Руководитель направления Xerox Capture & Content Services.
К счастью, есть решение: собственный сервис Xerox Digital Mailroom может автоматически собирать Вашу бизнес-почту, сканировать ее и загружать на защищенные облачные серверы, позволяя определенным сотрудникам получать к ней доступ и обрабатывать её со своего удаленного рабочего места. Кроме того, компания Xerox, используя сервисы Capture & Content, может помочь организациям перевести информацию в цифровую форму и преобразовать ее из физических документов в электронные форматы.
Поймите: вы не можете слишком много общаться
Поговорите со своей командой. После чего поговорите с ними снова. Повторение, теперь как никогда, является ключевой функцией лидерства и эффективной коммуникации. Вот почему: исследования показывают, что до 50% всех электронных писем неправильно поняты, и многие получатели интерпретируют даже позитивные сообщения, такие как «хорошая работа», как саркастичные или отрицательные, по словам доктора Ника Моргана, основателя и директора Public Words, консалтинговой фирма из Бостона и автора книги «Ты слышишь меня»?
«Мы, люди, склонны к отрицанию», – говорит Морган. «Когда мы не получаем информацию, которую обычно получаем через наши пять чувств, наш мозг заполняет ее выдуманными вещами.»
Проведение видеоконференций, очевидно, является одним из ключевых решений, и некоторые технически подкованные фирмы даже обращаются к игровым платформам и дополненной реальности для интеграции. Морган говорит, что иметь возможность видеть лицо, которое подходит к голосу, имеет решающее значение. Его исследования показали, что до 5% всех деловых коммуникаций осуществляется через видеоконференции, но он считает, что все 95% должны проводится подобным образом. Короче – значит лучше: менеджеры должны проводить видеоконференции продолжительностью 30-45 минут, после этого острота восприятия информации значительно падает.
«Если у вас утреннее совещание команды – проведите его виртуально», – говорит Джон Кертис, менеджер по маркетингу Xerox Financial Services в Северной и Южной Америке и 35-летний ветеран компании. То же самое относится и к связи с деловыми партнерами, а также клиентами. Не бойтесь обращаться к ним.
Помимо разговора с подчиненными, Вам нужно время, чтобы выслушать. «Спрашивая сотрудников, о том, что они чувствуют, и убеждать их, что их ценят, это то, что хорошие менеджеры могут сделать хоть сейчас» - говорит Макгинн из HBR.
Уделение особого внимания благополучию сотрудников
В HBR недавно опубликовали хорошо известную историю о том, что то, через что мы сейчас проходим, – это печаль. В свете этого менеджеры должны быть особенно внимательны к стрессу и истощению. Убедите сотрудников в том, что, хотя они должны оставаться продуктивными, они должны делать перерывы, заниматься физической активностью, если позволяет здоровье, выходить на прогулки в конце дня, следовать последним советам местных органов власти и органов здравоохранения для поддержания хорошего психического и физического благополучия.
«Если люди работают виртуально, они могут действительно переутомиться», - говорит Кёртис.
Действительно, моментальная, всегда-доступная связь, обеспечиваемая смартфонами и онлайн-приложениями, такими как Slack или Microsoft Teams, означает, что те, кто работает дома – как менеджеры, так и сотрудники – оказываются на работе больше, чем в обычный рабочий день в офисе и страдают от выгорания.
Одна из простых тактик, позволяющая избежать этого, заключается в том, чтобы руководители поощряли сотрудников к тому, чтобы они находили в своих домах специально отведенное место для работы.
«Если у вас есть место, предназначенное для работы, и как только вы выходите оттуда, Вы его выключаете, и это может быть полезно», – говорит Макгинн.
И менеджеры тоже должны позаботиться о себе
Быть менеджером или владельцем бизнеса иногда довольно одиноко, вся команда зависит от Вашего лидерства и наставничества, но без плеча, на которое можно опереться или сочувствующего уха, чтобы слушать. Наверху одиноко, как говорится.
Чтобы получить нужную вам поддержку, менеджеры, переходящие к дистанционной работе, должны рассмотреть возможность обращения к наставникам или другим лидерам в своей компании, в своей области или по всему миру за советом.
«Свяжитесь с сообществом, которое у вас уже есть», предлагает Кёртис, «Найдите наставника, который делал это раньше. Или найдите группы на нужных ресурсах онлайн.»
Социальные сети, такие как Linkedin, Facebook Groups, Whatsapp, Slack, Discord, даже Instagram's Direct Messages и сервисы «Close Friends», дают менеджерам шанс найти сообщество единомышленников и похожих по положению лидеров, чтобы помочь им ориентироваться, выслушать и решать общие вопросы удаленной работы. С этой целью, взаимодействуйте с Xerox на этих платформах, дайте нам знать, что у вас на уме. Мы здесь, чтобы помочь.
