Медицинский центр Уайт Мемориал – это некоммерческая, обучающая больница, которая обслуживала общины в центре Лос-Анджелеса более 100 лет. В настоящее время в нем работают 400 врачей и 1800 сотрудников, и он обслуживает более 165000 пациентов в год с полным набором стационарных, амбулаторных, экстренных и диагностических услуг.
Это значит – множество документов. Уайт-Мемориал обязан хранить свои записи о пациентах как в безопасности, так и с возможностью быстрого доступа к ним медицинского персонала, страховых компаний, адвокатов, аналитиков и аудиторов. Больница должна сдерживать расходы и отвечать необходимым требованиям для получения в будущем государственного финансирования на развитие медицинских информационных систем (МИС). И она должна делать все это, одновременно обеспечивая наивысший уровень ухода за пациентами.
Однако управление административной документацией на бумажных носителях, как это делалось на протяжении десятилетий в Уайт-Мемориале, является медленным и ненадежным, что приводит к снижению эффективности процессов во всей больнице.
«Чтобы лучше служить нашему сообществу, нам нужно было перейти от громоздких высокозатратных бумажных систем к более эффективной электронной системе», – говорит Мара Брайант, заместитель вице-президента Уайт Мемориал.
Именно поэтому Уайт Мемориал выбрала платформу управления контентом Xerox® DocuShare®. С помощью Xerox больница создала индивидуализированную и интегрированную систему, обеспечивающую единое представление медицинской карты пациента наряду с деловой и административной информацией.
Это решение, обрабатывающее документы из стационаров, финансовые операции с пациентами, фармацевтические заказы и множество данных из других отделов и процессов, и всё в одном месте. Решение безопасно – с возможностью отслеживания действий персонала и подробными отчетами о том, кто и когда получает доступ к информации о пациентах, для соблюдения установленных организационных правил. И сотрудникам больницы легко пользоваться им, позволяя медицинскому и административному персоналу находить и получать информацию с помощью ряда критериев поиска, таких как номер медицинской карты, дата рождения, дата поступления и многое другое.
Чтобы помочь создать новую цифровую систему для Уайт Мемориал, команда Xerox сконфигурировала многофункциональные устройства (МФУ) для сканирования тысяч страниц печатных записей эффективным и последовательным образом, собирая необходимые данные, с загрузкой электронных документов в необходимые каталоги DocuShare и запуская требуемые рабочие процессы.
Переход от бумажных документов к электронной системе управления контентом принес Уайт Мемориал ряд важных преимуществ. Информация теперь является безопасной, легко поддается поиску и извлечению для предоставления уполномоченным лицам как в больнице, так и за ее пределами. Объединение бумажных записей и административных записей с центральной электронной медицинской информационной системой позволяет врачам незамедлительно пересматривать историю болезни пациента по мере необходимости, как того требует протокол лечения. К записям можно получить доступ во всех департаментах, а изменения, внесенные в документ или цифровое изображение, отслеживаются и фиксируются в качестве новых версий, что позволяет получить полное представление об изменениях в целях обеспечения соблюдения нормативных требований.
Пользователи в приемном покое, бухгалтерии, отделении скорой помощи, медпунктах, аптеках и внешних архивах сканируют документы в рамках выполнения автоматизированных процессов, таких как выставление счетов, прием и обработка заявок на лекарственные препараты. Например, благодаря использованию современных функций DocuShare, процесс обработки фармацевтических заказов в настоящее время автоматизирован, а отсканированные врачебные заказы помещаются в электронную очередь, где они рассматриваются фармацевтами, утверждаются, заполняются и отправляются в пункты приема запрашивающего подразделения.
Автоматизация системы обработки фармацевтических заказов позволила руководству перестроить фармацевтический департамент с одного централизованного подразделения на децентрализованную модель, обеспечивающую более эффективное использование персонала и ресурсов. Фармацевты в настоящее время имеют возможность в режиме реального времени получать информацию об объемах заказов и состоянии дел, что позволяет им сбалансировать рабочую нагрузку путем корректировки смен и развертывания персонала.
Это более эффективная система, которая облегчает хранение, организацию и доступ к медицинским записям врачам, медсестрам, персоналу и администрации всего Уайт Мемориал. И это означает, что больница может больше времени и ресурсов уделить улучшению ухода за пациентами.
